Digitale Dokumentation – eine Pflege-Einrichtung macht sich auf den Weg …
Eine große Pflegeeinrichtung, die sowohl Altenpflege als auch die Betreuung von Menschen mit Behinderungen anbietet, beschließt, ein neues, digitales Pflegedokumentationssystem einzuführen. Die bisherige Dokumentation basiert auf Papier, kostet Zeit und ist anfällig für Fehler. Das macht Pflegekräften wie Verwaltung die Arbeit und die Kommunikation unnötig schwer.
… aber nicht alle starten gleichzeitig und mit denselben Voraussetzungen.
Viele der langjährigen Mitarbeitenden sind an die papiergestützte Dokumentation gewöhnt. Sie sind mit digitalen Technologien kaum vertraut und sind deshalb unsicher und skeptisch gegenüber dem neuen System. Einige befürchten auch, den neuen Anforderungen nicht gerecht werden zu können.
Changemanagement als Werkzeugkoffer, um gemeinsam und gleichzeitig ans Ziel zu kommen
Das Ziel des Changemanagements ist es, die Umstellung vom analogen hin zu einem digitalen System so reibungslos wie möglich zu gestalten. Sowohl die technischen als auch die emotionalen und psychologischen Herausforderungen der Mitarbeitenden müssen dabei berücksichtigt werden. Nur so wird das neue System akzeptiert und kann langfristig erfolgreich sein.
Ein Change-Projekt beginnt, bevor es überhaupt angefangen hat
Vor allem in der Anfangsphase eines solchen Großprojekts ist es wichtig, zielgerichtet und transparent zu kommunizieren. Werden Informationen unvollständig, verzögert oder fehlerhaft weitergegeben, kann dies dazu führen, dass Mitarbeitende die Veränderung ablehnen. Es ist entscheidend, die Mitarbeitenden am Ausgangspunkt abzuholen, die Gründe für die Veränderung offen darzulegen und einen klaren Weg zu skizzieren, wie alle gemeinsam erfolgreich das Ziel erreichen können.
In dieser kritischen Anfangsphase, in der oft Gerüchte entstehen und Widerstände aufkommen, können verschiedene Methoden helfen, die Akzeptanz zu fördern und den Veränderungsprozess voranzutreiben. Hier einige Vorschläge:
1) Kommunikationsplan:
Ein Kommunikationsplan legt verbindliche Grundlagen für den strukturierten Informationsaustausch fest und definiert, wie und wann Informationen zwischen den Beteiligten geteilt werden. Dazu wird eine Kommunikationsmatrix erstellt, in der festgehalten wird, wer, wann, auf welchem Kanal und über welche Themen kommuniziert. In der beschriebenen Einrichtung wurden etwa regelmäßige Jour-Fixes der Steuerungsgruppe festgelegt und Schulungen für Mitarbeitende geplant. Dies hilft, das System strukturiert einzuführen und Unsicherheiten zu reduzieren. Die Erstellung eines solchen Plans dauert je nach Projektumfang und beteiligten Personen etwa 15 Minuten.
2) Kick-Off-Meeting
Das Kick-Off-Meeting dient als zentrale Informationsveranstaltung zu Beginn eines Projekts. Hier werden Projektziele, Zeitrahmen, Zuständigkeiten und der Nutzen des Projekts erläutert. Alle Mitarbeitenden, darunter Pflegekräfte, Verwaltung und IT-Fachkräfte, können hierbei ihre Fragen stellen und Feedback äußern. In der großen Pflegeeinrichtung wurden mehrere Termine angesetzt, um allen Mitarbeitenden – unabhängig vom Schichtmodell – die Teilnahme zu ermöglichen. Besonders hilfreich war die Präsentation eines strukturierten Zeitplans und die Ankündigung, dass Schulungen während der Arbeitszeit stattfinden werden. Zudem hatten die Pflegekräfte die Möglichkeit, ihre Bedenken hinsichtlich möglicher Technikausfälle und fehlender digitaler Kompetenzen zu äußern. Durch die direkte Besprechung im Team und das gemeinsame Erarbeiten erster Lösungsansätze konnten Ängste abgebaut und Vertrauen geschaffen werden. Ein solches Meeting dauert etwa 60 bis 120 Minuten.
3) Projektsteckbrief:
Der Projektsteckbrief enthält in Kurzform alle wesentlichen Informationen zum Vorhaben: Ziel, Nutzen, Zeitplan und Verantwortliche. Im Kick-Off Meeting wurde mithilfe dessen unter anderem die Projektziele, z.B. die Zeitersparnis und Transparenz bei der Dokumentation, die geplante Testphase auf Pilotstationen sowie die Verantwortlichkeiten und der anvisierte Go-Live-Termin der digitalen Pflegedokumentation aufgeführt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten jederzeit über den gleichen Informationsstand verfügen und eine schnelle, transparente Übersicht über das Projekt erhalten. Die Erstellung dauert in etwa 30 Minuten.
4) Erwartungsabfrage:
Da viele Mitarbeitende Bedenken gegenüber der neuen Technologie äußerten, wurde eine Erwartungsabfrage durchgeführt. Jede Person erhielt drei grüne Karten für positive Erwartungen und eine rote Karte für mögliche Befürchtungen. In der anschließenden Diskussion konnten zahlreiche Unsicherheiten geklärt und Missverständnisse ausgeräumt werden. Dies ermöglichte es, gezielt auf die Sorgen der Mitarbeitenden einzugehen und die Schulungsangebote bedarfsgerecht zu gestalten. Wichtig dabei ist der Hinweis, dass die Karten nicht als Gegensätze, sondern als unterschiedliche Perspektiven verstanden werden sollen.
Die Erwartungsabfrage macht Erwartungen und Befürchtungen transparent und schafft eine fundierte Gesprächsgrundlage. Das darauffolgende Auswertungsgespräch trägt dazu bei, Missverständnisse frühzeitig aufzulösen und den weiteren Projektverlauf gezielt zu steuern. So lassen sich bereits in der Anfangsphase strategische Herausforderungen erkennen und aktiv angehen.
Der Methodenkoffer als Eier legende Wollmilchsau?
Nicht jede Methode wird in jeder Situation gleichermaßen effektiv sein. Es ist auch nicht möglich, alle Fehler komplett zu vermeiden. Eine gute Auswahl von Methoden kann aber helfen, die größten Stolpersteine zu umgehen. Zudem kann der Erfolg des Projekts kontinuierlich evaluiert und Anpassungen vorgenommen werden.
Für Führungskräfte, die Veränderungsprozesse planen und begleiten, bieten diese Ansätze zudem ein gewisses Maß an Sicherheit. Das Gefühl, alles Notwendige getan zu haben, um alle Mitarbeitenden mitzunehmen, kann gerade in einem anspruchsvollen Veränderungsprozess beruhigend wirken. Andernfalls kann sich das schlechte Gewissen, möglicherweise nicht alle erreicht zu haben, eine zusätzliche Belastung für Führungskräfte darstellen.
Es gibt viele weitere Methoden, die verschiedene Phasen eines Veränderungsprozesses gezielt begleiten können. Wenn Sie sich für die verschiedenen Phasen eines solchen Prozesses interessieren, werfen Sie gerne einen Blick auf den Beitrag von Lea Bergmann.
Sollten Sie zudem an interaktiven Trainings für Changemanagement interessiert sein, melden Sie sich gerne zu unseren Angeboten an! Hier bieten wir Ihnen neben fundiertem Grundlagenwissen einen großen Methodenkoffer, damit Veränderungen auch in Ihrer Einrichtung ein voller Erfolg werden.
Désirèe Neeb Hochschule Hof
