Mit Copilot auf Lernreise Wissen

Wie das Diakonische Werk Breisgau-Hochschwarzwald KI verantwortungsvoll und praxisnah in die Organisation bringt

Kurzbeschreibung

Wie gelingt der Einstieg in Künstliche Intelligenz, wenn plötzlich eine erste Copilot-Lizenz verfügbar ist, aber noch offen bleibt, wie sie sinnvoll, sicher und gemeinsam mit den Mitarbeitenden genutzt werden kann? Vor genau dieser Frage stand das Diakonische Werk Breisgau-Hochschwarzwald. Daraus entstand nicht nur ein technisches Erprobungsvorhaben, sondern eine zentrale Organisationsfrage: Was machen wir damit und wie nehmen wir die Mitarbeitenden gut mit? 

Gemeinsam mit dem Zukunftszentrum pulsnetz MuTiG entwickelte das Diakonische Werk Breisgau-Hochschwarzwald einen Beratungs- und Lernprozess, der KI nicht als fertige Lösung „ausrollt“, sondern als gemeinsame Lernreise gestaltet. Daniel Muz von der Diakonie Baden und Stefan Strunck vom Fraunhofer IAO / IAT Stuttgart begleiteten den Prozess als Impulsgeber und fachliche Berater des Zukunftszentrums pulsnetz MuTiG. 

Im Mittelpunkt standen drei Fragen: Wie kann Copilot praktisch genutzt werden? Welche Leitplanken braucht eine verantwortungsvolle KI-Nutzung? Und wie entsteht eine Lernkultur, in der Mitarbeitende ausprobieren, reflektieren und Wissen miteinander teilen?

Ausgangslage / Problemstellung

Der Anlass für das Projekt war zunächst sehr konkret: Dem Diakonischen Werk Breisgau-Hochschwarzwald stand durch eine vorhandene Microsoft-Lizenz nun die Nutzung von Copilot Chat zur Verfügung. Damit war die Tür zur Nutzung generativer KI geöffnet — zugleich aber auch ein Raum voller Fragen. Denn eine Lizenz allein schafft noch keine gelingende Anwendung im Arbeitsalltag.

Das Ziel war schnell klar. Mitarbeitende sollten nicht mit einem neuen Werkzeug allein gelassen werden. Vielmehr sollte gemeinsam geklärt werden, wie Copilot sinnvoll eingesetzt werden kann, wo Chancen liegen, welche Grenzen zu beachten sind und welche Regeln für eine sichere und datenschutzkonforme Nutzung eingeführt werden müssen. 

Diese Ausgangslage spiegelt sich auch in den zu Beginn in Eigenregie und unter Mitarbeit der MAV entwickelten Leitlinien wider. Dort wurde festgehalten, dass KI im Diakonischen Werk Breisgau-Hochschwarzwald verantwortungsvoll, sicher und ethisch genutzt werden soll. Gleichzeitig wurde KI als Möglichkeit gesehen, Arbeitsprozesse zu unterstützen und neue Formen der Aufgabenerledigung zu erproben, deren Nutzen im Arbeitsalltag überprüft werden sollte. All dies selbstverständlich ohne Risiken wie Fehler, Bias und Missbrauch aus dem Blick zu verlieren. 

Damit war die Ausgangsfrage klar: Wie kann das Diakonische Werk Breisgau-Hochschwarzwald KI so einführen, dass Mitarbeitende befähigt werden, Chancen zu nutzen und zugleich verantwortungsvoll mit Risiken umgehen?

Zielsetzung

Ziel der Beratung war es, den Einstieg in Copilot strukturiert, niedrigschwellig und beteiligungsorientiert zu gestalten. Die Mitarbeitenden sollten KI nicht nur theoretisch kennenlernen, sondern praktisch ausprobieren, eigene Erfahrungen sammeln und diese in der Organisation weitergeben. 

Darüber hinaus zielte das Projekt darauf, KI nicht als Einzelthema einiger weniger Expertinnen und Experten zu behandeln. Vielmehr sollte Wissen in die Breite getragen werden: zunächst über zentrale Formate, später immer stärker in die Fachbereiche hinein. So sollte aus einer ersten Lizenz ein gemeinsamer Lernprozess entstehen, der die Organisation dabei unterstützen kann, Erfahrungen mit KI systematisch aufzubauen.

Ablauf des Beratungsprozesses

Zu Beginn standen Orientierung und Sensibilisierung im Vordergrund. Gemeinsam wurde herausgearbeitet, welche Chancen Copilot für die Arbeit im Diakonischen Werk Breisgau-Hochschwarzwald bieten kann und welche Voraussetzungen für eine verantwortungsvolle Nutzung geschaffen werden müssen. Ein wichtiger Baustein waren die KI-Leitlinien, die das DW Breisgau Hochschwarzwald zu Beginn erstellte. Besonders wichtig war dabei die Balance: KI sollte nicht durch Verbote ausgebremst werden, aber auch nicht unreflektiert in den Arbeitsalltag einziehen. Die Leitlinien schaffen deshalb einen Rahmen, in dem Ausprobieren ausdrücklich erwünscht ist, immer jedoch verbunden mit Verantwortung, Transparenz, Datenschutz und fachlicher Prüfung. Die Berater des Zukunftszentrums pulsnetz MuTiG gaben fachliche Impulse, brachten Erfahrungen aus anderen Digitalisierungs- und KI-Prozessen ein und unterstützten dabei, die Einführung nicht technisch, sondern vor allem kulturell und organisatorisch zu denken. 

Nach einer Kick-off-Veranstaltung wurden Sensibilisierungs-Workshops als Live-Formate durchgeführt, die zum gemeinsamen Ausprobieren anregten und einen sicheren Rahmen für das erste Experimentieren gaben. Dabei war es auch ein Anliegen, Grenzen auszutesten und ein Gespür für die Risiken bei der KI-Nutzung zu entwickeln.  
 
Als zusätzlicher Schritt wurden interne Austauschformate aufgebaut. In sogenannten Küchentalks konnten Mitarbeitende niedrigschwellig Fragen stellen, Erfahrungen teilen und praktische Tipps erhalten. Diese informellen Formate halfen dabei, Erfahrungen auszutauschen und positive sowie negative Anwendungsbeispiele zu teilen. 

Im weiteren Verlauf verlagerte sich der Austausch zunehmend von einem übergeordneten Rahmen in die einzelnen Fachbereiche. Damit wurde KI näher an die konkrete Arbeitspraxis gebracht. Stets begleitet wurde das Projekt von einer eigens dazu gebildeten Projektgruppe bestehend aus Geschäftsführung, MAV und zusätzlichen Personen aus verschiedenen Arbeitsfeldern.

Ergebnisse & Wirkung

Die Beratung hat mehrere Veränderungen bewirkt. Zunächst wurden Hürden wie Berührungsängste abgebaut. Mitarbeitende konnten Copilot und KI-Anwendungen in einem geschützten Rahmen kennenlernen, Fragen stellen und eigene Erfahrungen sammeln. 

Darüber hinaus wurde zur Nutzung von KI angeregt. Aus einer ersten Lizenz und einer anfänglichen Orientierungsfrage entwickelte sich ein breiterer Lernprozess. Besonders wirksam war, dass der Austausch nicht dauerhaft zentral organisiert blieb, sondern zunehmend in die Fachbereiche wanderte. Dort wird Anwendung nun passgenauer erprobt: Kolleginnen und Kollegen greifen konkrete Themen auf, bringen eigene Erfahrungen ein und unterstützen andere beim Einstieg. 

Das KI-Projekt geht nun über die ursprüngliche Copilot-Frage hinaus. Es bietet weitere Anknüpfpunkte zum Aufbau von KI-Kompetenzen und fließt auch in neue Projekte, die digitale Teilhabe und digitale Selbstständigkeit fördern, mit ein.

Erfolgsfaktoren

Aus der Beratung lassen sich folgende Erfolgsfaktoren ableiten:

  • Impuls aus der Führungsebene
  • Fachliche externe Begleitung
  • Eigene KI-Leitlinien als Arbeitspapier
  • Niedrigschwellige Austauschformate
  • Bewusster Wissenstransfer in die Fachbereiche

Nachhaltigkeit

Die Nachhaltigkeit des Projekts zeigt sich besonders darin, dass die begonnenen Formate nicht einfach beendet, sondern weiterentwickelt wurden. 

Zugleich fließen die Erfahrungen aus dem KI-Projekt in neue Vorhaben ein. Besonders relevant sind hier mi:di – mittendrin digital und Digital integriert. Das Projekt Digital integriert verfolgt das Ziel, die digitale Teilhabe von Menschen mit Migrationserfahrung im Hochschwarzwald nachhaltig zu sichern. mi:di – mittendrin digital unterstützt Erwachsene im SGB-II-Bezug dabei, digitale Aufgaben im Alltag sicherer und selbstständiger zu bewältigen. 

Beide Projekte greifen Fragen digitaler Kompetenz und Teilhabe auf und profitieren von den im KI-Prozess aufgebauten Erfahrungen: Wie begleitet man Menschen niedrigschwellig beim digitalen Lernen? Wie schafft man Vertrauen? Wie baut man Hürden ab? Und wie kann digitale Unterstützung so gestaltet werden, dass sie Menschen stärkt? 

So entsteht eine Wirkungskette: Aus der ersten Copilot-Lizenz wurde ein interner Lernprozess inklusive Leitlinien, Austauschformate und praktische Erfahrungen. Und aus diesen Erfahrungen entstehen nun Impulse für weitere Projekte zur digitalen Teilhabe. 

Übertragbarkeit

Das Beispiel des Diakonischen Werks Breisgau-Hochschwarzwald ist gut auf andere Einrichtungen der Sozialwirtschaft übertragbar. Gerade dort, wo erste KI-Lizenzen oder einzelne digitale Werkzeuge verfügbar sind, aber noch keine klare Strategie besteht, kann ein ähnlicher Beratungsprozess hilfreich sein. 

Übertragbar sind vor allem fünf Elemente: ein konkreter Anlass als Startpunkt, externe fachliche Begleitung, eigene Leitlinien, niedrigschwellige Austauschformate und die schrittweise Verlagerung des Wissens in die Fachbereiche. Diese Kombination verhindert, dass KI nur ein Thema einzelner technikaffiner Personen bleibt. Stattdessen wird KI zu einem gemeinsamen Lern- und Reflexionsfeld. 

Besonders wichtig ist dabei die Haltung: KI-Einführung gelingt nicht durch reine Tool-Schulung. Sie braucht Räume zum Ausprobieren, klare Regeln, kollegialen Austausch und eine verantwortliche Nutzungskultur. Die Leitlinien des Diakonischen Werks Breisgau-Hochschwarzwald bringen diesen Anspruch auf den Punkt: KI soll den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden erleichtern und ihnen mehr Zeit für das geben, was wirklich zählt. Diesen Anspruch gilt es nun im jeweiligen Arbeitskontext weiter zu überprüfen. 

Das Beratungsangebot von pulsnetz MuTiG unterstützt Einrichtungen dabei, vergleichbare Vorhaben strukturiert und partizipativ umzusetzen – von der Bedarfsanalyse über die Auswahl geeigneter Lösungen bis hin zur Einführung und Evaluation. Im Fokus steht dabei, Lösungen zu entwickeln, die im Arbeitsalltag tragen und von den Mitarbeitenden wirklich genutzt werden.

Zurück