2022 beschloss die Evangelische Altenhilfe in St. Georgen, Mitarbeitende besser in den Kommunikationsprozess einzubinden – sowohl was formelle als auch informelle Infos anbelangte. Das Intranet war zwar da, aber St. Georgen liegt im südlichen Schwarzwald und in der Altenhilfe mit Schichtdienst und langen Wegezeiten sitzen die meisten Mitarbeitenden nicht so viel am Rechner. Was lag näher, als auf eine App als Anwendung zurückzugreifen, die mobil auch unabhängig vom Dienst auf privaten Geräten genutzt werden kann. Zunächst wurde ein eigens entwickelter Prototyp getestet, um zu sehen, ob eine App überhaupt angenommen würde. Es zeigte sich jedoch, dass eine selbstgebaute Lösung langfristig nicht die Bedarfe in Form von Funktionalitäten abdecken kann, weswegen sich die Pilot-App im Arbeitsalltag nicht wirklich etablieren konnte. Damit stellte sich die Frage, wie eine tragfähige Lösung entstehen kann, die von den Mitarbeitenden tatsächlich genutzt wird.
Nutzungsperspektive in den Mittelpunkt stellen
Im Zentrum stand dabei weniger die Technik als vielmehr die Nutzungsperspektive. Die App ist Mittel zum Zweck. Sie sollte Informationen zugänglich machen, Interaktion ermöglichen und mobil nutzbar sein, sowohl innerhalb der Einrichtung als auch von zu Hause aus. Gleichzeitig ging es darum, eine wirtschaftliche und langfristige Lösung zu finden. Die Erfahrungen mit dem Prototypen zeigten jedoch, dass Anforderungen sich wandeln und systematisch auch aus Mitarbeitendenperspektive erhoben werden müssen, damit die App wirklich genutzt wird.
Strukturierter Auswahlprozess
pulsnetz MuTiG hat die Einrichtung über mehrere Monate hinweg in einem strukturierten, digitalen Beratungsprozess begleitet. In regelmäßigen Terminen arbeiteten Projektleitung, Geschäftsführung, Bereichsleitungen und Key User gemeinsam an der Entwicklung und Implementierung einer passenden Lösung. Der Einstieg erfolgte über eine Bedarfs- und Anbieteranalyse. Mithilfe eines digitalen Fragebogens wurden Erfahrungen mit dem Prototypen sowie Anforderungen der Mitarbeitenden erhoben und ausgewertet.
Auf dieser Grundlage wurde das Anforderungsprofil weiter konkretisiert. Gezielte Methoden, etwa die Arbeit mit einem Canvas sowie eine SWOT-Analyse, unterstützten dabei, Kriterien wie Funktionalität, Corporate Design und Preis systematisch zu bewerten. Damit ließ sich der Markt auf drei relevante Anbieter eingrenzen.
In einer anschließenden Testphase wurden diese Lösungen unter realen Bedingungen mit Testaccounts erprobt, und so fiel eine fundierte Entscheidung für eine Lösung. Key User und Bereichsleitungen waren eng eingebunden, Rückmeldungen wurden kontinuierlich aufgenommen und in die Entscheidungsfindung integriert. Als nächstes erfolgte die Abstimmung mit dem Anbieter, unter anderem zu technischen Fragen, zur Einrichtung der App-Stores sowie zu Datenschutz- und vertraglichen Regelungen.
Umsetzung und Herausforderung
Der Projektverlauf machte zugleich deutlich, dass Einführungsprozesse selten linear verlaufen. Technische Herausforderungen, insbesondere im Zusammenspiel unterschiedlicher Betriebssysteme sowie Abstimmungen zu Datenschutzfragen, führten zu Verzögerungen. Der ursprünglich geplante Einführungstermin Ende 2023 wurde auf März 2024 verschoben. Die zusätzliche Zeit konnte jedoch genutzt werden, um technische und organisatorische Fragen sorgfältig zu klären und die Implementierung strukturiert vorzubereiten.
Beteiligung der Mitarbeitenden
Ein zentraler Bestandteil des Beratungsprozesses war die Beteiligung der Mitarbeitenden. Diese wurden nicht nur in die Testphase einbezogen, sondern auch in die Ausgestaltung der App, beispielsweise bei der Namensfindung über ein digitales Abstimmungstool. Key User wurden gezielt geschult und übernahmen eine wichtige Rolle als Multiplikator*innen in die Teams.
Die Evaluation des Projekts zeigt, dass sich diese Vorgehensweise bewährt hat. Die Einrichtung konnte eine Mitarbeitenden-App erfolgreich einführen und gleichzeitig Kompetenzen im Umgang mit digitalen Anwendungen aufbauen. Auch die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten wurde gestärkt. Die digital organisierte Beratung wurde durchweg positiv bewertet.
Rückblickend lassen sich mehrere Erfolgsfaktoren festhalten: Dazu zählen die klare Struktur und Regelmäßigkeit der Termine, der Einsatz methodischer Instrumente zur Entscheidungsfindung sowie die konsequente Einbindung der Mitarbeitenden. Ebenso entscheidend war die Rolle der Beratenden, die den Prozess moderiert, strukturiert und die Einrichtung in eigenen Entscheidungen unterstützt hat.
Übertragbarkeit auf andere Einrichtungen
Die Erfahrungen aus St. Georgen zeigen, dass sich eine partizipative und strukturierte Vorgehensweise auch auf andere Einrichtungen übertragen lässt. Die Einbindung von Key Usern, die Integration von Testphasen sowie die kontinuierliche Abstimmung im Projektverlauf tragen wesentlich dazu bei, Akzeptanz und Nutzung digitaler Anwendungen zu fördern. Digitale Beratungsformate haben sich dabei auch über längere Zeiträume hinweg als tragfähig erwiesen.
Die Einführung der Mitarbeitenden-App war damit kein isoliertes IT-Projekt, sondern Teil eines umfassenderen Organisationsentwicklungsprozesses. Genau darin liegt ihr nachhaltiger Mehrwert.
Das Beratungsangebot von pulsnetz MuTiG unterstützt Einrichtungen dabei, vergleichbare Vorhaben strukturiert und partizipativ umzusetzen – von der Bedarfsanalyse über die Auswahl geeigneter Lösungen bis hin zur Einführung und Evaluation. Im Fokus steht dabei, Lösungen zu entwickeln, die im Arbeitsalltag tragen und von den Mitarbeitenden wirklich genutzt werden.
